Conoscere e usare le modifiche ai requisiti normativi di un sistema Qualità

Durante un audit di certificazione ho avuto una discussione piuttosto accesa con il lead auditor dell’ente di certificazione in merito ad un requisito della norma IATF 16949.
Per chi non è del settore automotive occorre spiegare che la norme IATF 16949 : 2016 sono costituite da requisiti integrativi alla ISO 9001:2015: la certificazione del sistema qualità aziendale,secondo questo standard, può essere necessaria se il fornitore deve essere inserito nella supply chain di una compagnia automotive . In parole semplici se un’azienda intende fornire FCA, Mercedes o Renault (o un altro marchio automotive) è più che probabile che sia richiesta la certificazione IATF 16949.

Sono molte le aziende manufatturiere, anche di dimensioni contenute, che sono inserite nella filiera automotive e che quindi sono soggette alla certificazione IAT.

Ero in una di queste ( metalmeccanica di lavorazioni meccaniche di precisione con circa 50 dipendenti che annovera clienti quali Ferrari,Maserati, Volvo etc…) come consulente del responsabile del sistema qualità: è uno dei ruoli che più spesso ricopro nel mio lavoro e consiste nell’aiutare le aziende a progettare e implementare quelle procedure e strutture organizzative di gestione dei processi, di rilievo dei dati di performance e KPI e di miglioramento delle performance . Sicuramente non faccio “l’avvocato difensore” in sede di certificazione quando , come accade, l’auditor contesta il mancato soddisfacimento di un requisito e quindi assegna una non conformità all’azienda, ma comunque, come in quel caso, intervengo e sostengo le ragioni del mio Cliente .
Il motivo della contestazione era l’interpretazione data dall’auditor su una sanctioned interpretation ….

COSA SONO LE SANCTIONED INTERPRETATION ?

Se visitate il sito IATF c’e’ una sezione dedicata (vi metto il link all’ultimo docuemntoin revisione  in lingua italiana…  https://www.iatfglobaloversight.org/wp/wp-content/uploads/2018/12/IATF-16949-SIs_Oct-2018_12Nov2018_Italian_Rev.1.pdf ) relativa a modifiche sui requisiti della norma.
Si tratta in realtà di una sorta di giurisprudenza degli auditor qualificati IATF che serve a interpretare la norma stessa in modo corretto ed applicarla alle varie casistiche; il processo di riedizione delle norme è sempre lungo e molto laborioso , in questo modo la IATF cerca di gestire situazioni segnalate dal campo o derivanti da una rilettura critica della norma, per poter gestire al meglio la variabilità di situazioni che si possono presentare.

Si potrebbe obiettare che ”le norme non si interpretano, si applicano” , ma è pur vero che il testo delle norme spesso si presta a valutazioni diverse , se non altro per problemi che possono derivare da traduzioni nelle varie lingue (famoso il caso della traduzione italiana dall’inglese di “should be” con  “dovrebbe essere” : se un requisito che dovrebbe essere applicato … non lo è , siamo di fronte ad una non conformità o no ?!?).

Purtroppo la distribuzione dei comunicati di aggiornamento delle Rules  degli Aggiornament di norma  sotto forma di “sanctioned interpretations” non è generale, ma dedicata solo agli enti di certificazione e auditor associati alla IATF ; è possibile in realtà associarsi ad una sorta di newsletter del sito e ricevere quindi comunicazioni sulla pubblicazione.
Questo fatto può rendere problematico attuare tali implementazioni in termini di tempo oltre che di contenuti.
Queste modifiche interpretative al testo della norma sono importanti perché possono consentire alle aziende di adottare semplificazioni e miglioramenti per il proprio Sistema di Gestione Qualità e sicuramente lo tengono aggiornato alle richieste dei Clienti : non c’è nulla di più negativo per un azienda che il dover rispettare un requisito di norma solo formalmente , senza averne un vantaggio o un concreto risultato organizzativo e pratico.

Occorre quindi conoscere il contenuto di questi “requisiti modificati” perché sono spesso molto utili a snellire il sistema e ridurre l’impegno per risorse sia nella gestione del sistema che nell’operatività.

Un esempio?
nell’ultima revisione (la 5° che è datata novembre 2018 nella sua edizione in lingua italiana) il punto 12 relativo al punto norma 5.1.1.2 “Efficienza del processo” esplicita testualmente che “che non tutti i processi richiedono una misura dell’efficienza. L’organizzazione deve determinare quali processi richiedono di misurare l’efficienza all’interno del loro sistema di gestione della qualità”.

Rilevare e analizzare indicatori è sempre un impegno ed un costo e, nel caso di processi di supporto (in alcune aziende  potrebbero riguardare le risorse umane, l’amministrazione o la stessa funzione Qualità…) potrebbe non avere senso o non essere di interesse per la Direzione.

Quello che spesso i normatori dimenticano è che le aziende hanno dimensioni e strutture diversissime: nell’ambito delle PMI ad esempio alcuni processi di supporto hanno impatto sull’efficienza complessiva aziendale davvero minimo (molto più importante magari l’efficacia …) e quindi il doversi inventare indicatori di efficienza dove di efficienza non si ha bisogno o non ce n’è necessità , rappresenta anche una perdita di credibilità del sistema di gestione per la Qualità e della certificazione stessa  perché la fa assomigliare ad un mero adempimento burocratico e formale, mentre lo scopo delle norme è la crescita delle aziende e l’evoluzione verso sistemi sempre più performanti.

Se un requisito di norma viene applicato solo formalmente si sta perdendo tempo (e soldi) e soprattutto il sistema nel suo complesso perde di Validità: di questo forse può non accorgersi un valutatore IATF (o può …far finta di non accorgersene),ma i vostri Clienti sicuramente si !

La soluzione è la flessibilità al cambiamento

Conoscere le sanctioned intepretations è quindi necessario ed anche utile , il problema è che si tratta di un lavoro di aggiornamento che spesso è pesante e fastidioso per l’azienda: un responsabile qualità è quasi sempre molto impegnato in problematiche reali, produttive, pratiche … Spesso il responsabile qualità è di estrazione tecnica proprio perché deve poter lavorare con la produzione, l’R&D,l’assistenza ..cioè con personale tecnico che affronta problematiche di tipo tecnico. Fare attività di controllo periodico di cambi di requisiti normativi  assomiglia molto ad un’attività quasi “legislativa” e quindi è poco tollerata e tollerabile.

In questo viene in aiuto la funzione esterna di consulente.

Ma, ed è questo il maggior valore aggiunto,  l’analisi critica dei requisiti aggiornati , consente di tenere il sistema qualità vivo e in costate aggiornamento e soprattutto, aderente agli obiettivi dell’Azienda e della Direzione .

Infine , in sede di audit di certificazione, la non-conoscenza può creare una situazione di conflitto e di discussione sulle interpretazioni degli auditor con conseguente clima poco sereno e rischio di irrigidimenti da parte dell’auditor che si sente messo in discussione professionalmente: purtroppo sono cose che succedono e che creano imbarazzo e disagio , nelle quali il “bravo” consulente può cercare di mediare e comporre la vertenza verso una situazione condivisa che può fare la differenza fra l’obiettivo di certificazione raggiunto o una serie di azioni correttive non sempre condivise o capite che allungano i tempi (ed i costi con successivi audit di follow-up…) .

Quando le regole cambiano è quindi importante essere pronti al cambiamento : flessibilità, analisi critica e professionalità sono gli ingredienti necessari ad affrontare ogni tipo di cambiamento. Il cambiamento in se’ è un fattore di crescita, molto apprezzato dai Clienti che sono quelli che “cambiano le regole” , nel senso che introducono requisiti nuovi , richieste di prestazione o specifiche aggiuntive.

La capacità di adeguarsi a nuovi scenari di requisiti, normativi o di specifiche del cliente, è un valore aggiunto dell’azienda, un vantaggio competitivo: essere più abili ad evolversi e cambiare , rispetto ad i concorrenti, è l’elemento che oggi si configura come quello più importante nella competizione di mercato .

Per la cronaca la mia discussione si basava sui tempi di pubblicazione e sull’impossibilità di un’azienda di adottare una implementazione efficace della modifica del requisito nei tempi fra l’edizione della sanctioned interpretation e la data in cui veniva svolto l’audit…
Avendo spostato la mia contestazione non sui contenuti, ma sui tempi, l’auditor, inizialmente molto rigido e asserragliato sulle sue posizioni, cambiò il suo giudizio da non conformity a semplice raccomandazione … e il certificato IATF è stato salvato. Un risultato importante per il mio Cliente, ma anche una importante attestazione di credibilità e di professionalità da parte dell’auditor  che decise di cambiare il proprio iniziale giudizio.