La sfida di un nuovo modo di lavorare : problemi e soluzioni.
La progressiva riapertura delle attività produttive nelle aziende manifatturiere porta una serie di nuove sfide da affrontare : viene richiesto di rimodulare il lavoro finalizzandolo alla prevenzione del contagio.
Fattori di presenza, aggregazione, esposizione e distanze sono quindi i nuovi parametri su cui ci si deve confrontare.
Ma tutto ciò stravolge certe abitudini e prassi aziendali e crea una serie di problemi organizzativi e pratici che non sono banali da risolvere efficacemente.
Solo un esempio : le connessioni fra produzione e uffici.
Nell’azienda manifatturiera non è raro che il caporeparto o il responsbaile di produzione si confronti direttamente con gli uffici tecnici di progettazione o con il vecchio “tempi e metodi” (oggi si chiama “industrializzazione”…) in diverse fasi di produzione : setup, realizzazione di prototipi, primo pezzo lavorato …
Al verificarsi di problemi produttivi spesso la prima reazione era quella di una riunione sul posto , con enti tecnici , Qualità e Produzione, e l’analisi del problema , l’identificazione delle cause e al ricerca di azioni di tamponamento e soluzioni.
Ma lo stesso avveniva quando ci si confrontava con un fornitore e con l’ufficio Acquisti per l’adozione di una nuova attrezzatura.
In maniera analoga spesso si gestivano problemi di logistica, di inventario di magazzino, di addestramento del personale.
Le specifiche misure organizzative per la sicurezza contro il contagio del Covid 19 hanno “raccomandato” (si legge “imposto”) l’adozione dello smartworking ,cioè di lavori da remoto per le attività di ufficio e quelle svolte prevalentemente da scrivania con un computer .
Lo smart working pone una serie di problematiche organizzative e gestionali da considerare :
- da manager , come faccio a coordinare il lavoro delle persone in smartworking, coem posos dare loro istruzioni, compiti, risposte alle loro domande …?
- Come posso assicurare motivazione e impegno da remoto ?
- In che modo è possibile ovviare alla mancanza di un contatto diretto con i reparti operativi ?
- Come si possono condividere informazioni, piani di azione, procedure…?
Quindi l’equazione “smartworking = lavoro da casa con un computer collegandomi alla rete aziendale” è sbagliata .
Dal problema alla soluzione
Questi sono i suggerimenti per rendere lo smartworking efficace sia ora ,ma soprattutto dopo la fase di emergenza e la riapertura totale e incondizionata delle aziende. Questo modo di lavorare diverrà uno standard profittevole per lavoratori e imprenditori, ma occorre progettarlo e realizzarlo in modo pratico, concreto, utile e funzionale .
- Coordinamento e motivazione
Il manager, il capoufficio , il responsabile di un lavoratore in smartworking deve istituire dei check point almeno settimanali sulla pianificazione delle attività , per fornire le informazioni per svolgerle, per indicare le priorità e per definire i criteri di valutazione dello svolgimento efficace dei compiti e delle mansioni : la funzione di queste riunioni in remoto è anche quello di non perdere la connessione lavoratore-azienda, di far sentire il lavoratore come un professionista utile che sta solo svolgendo il suo lavoro in un ambiente diverso dall’ufficio aziendale.
E’ sostenuto dall’Azienda, ma è anche tenuto a svolgere il proprio lavoro e a produrre risultati, avendo il diritto di ricevere informazioni e potersi confrontare con il proprio responsabile per risolvere difficoltà e gestire criticità e priorità.
Occorre fissare una riunione on line con cadenza settimanale (almeno) e pianificare orari e “finestre” di consultazione e check alle quali il collaboratore ed il manager possono riferirsi per un confronto. - Rapporto con i reparti operativi e sul campo
I responsabili e capireparto che operano in azienda sui processi produttivi devono essere dotati di strumenti per potersi connettere ai loro colleghi in smart working se necessario: deve essere garantita la possibilità di confronto reciproco fra uffici tecnici , logistica , acquisti, qualità e produzione. Alcune di queste entità (mi riferisco soprattutto a Qualità e Uffici Tecnici di processo o progetto di prodotto) potranno quindi essere convocati anche in azienda per contatti diretti, esame di problematiche dal vivo e utilizzo di strumentazione di analisi e studio che non può ovviamente essere disponibile a casa.
Questo vuol dire però pianificare gli appuntamenti, rendere disponibili gli strumenti e le attrezzature , fissare orari che riducano l’aggregazione …
Gli stessi strumenti di comunicazione dovranno essere migliorati consentendo la trasmissione di filmati in buona qualità, la condivisione di informazioni anche estese (su cloud) e soprattutto una accessibilità facile . - Strumenti, mezzi di comunicazione e salvaguardia dei dati
Il collaboratore in smart working deve poter avere accesso alla sua postazione di lavoro virtuale in modo analogo a condizioni reali. Quindi dovrà avere un computer dedicato , un telefono cellulare dedicato , una stampante dedicata ( e relativi materiali idi consumo) ed in rete, accesso dedicato a piattaforme cloud per salvataggio e repository dei dati/eleborati/ documenti nonchè piattaforma unica per meeting virtuali. (Strumenti di meeting virtuale dovranno essere richiesti anche ai fornitori per poter interagire efficacemente con l’Azienda).
L’adozione di questi strumenti persegue anche lo scopo di non contaminare su un computer personale “domestico” , dati di lavoro e personali, accessi a siti istituzionali per lavoro e accesso a siti per esigenze o attività personali, adeguata protezione dei dati con antivirus e backup giornaliero del lavoro svolto… - Formazione , informazione , supporto informatico in remoto e locale
L’adozione di questi strumenti richiederà anche una fase di formazione e addestramento per i lavoratori in smart working che includa però il supporto online,ma anche presso abitazione del lavoratore , da parte di esperti tecnici informatici per tutte le fasi di set up iniziale , configurazione e avvio e per gli aggiornamenti periodici. - Rimodulazione degli orari di lavoro
Un collaboratore o lavoratore a casa ha diritto a gestire il tempo anche secondo esigenze correlate alla situazione ambientale nella quale deve lavorare (presenza di familiari, animali domestici , personale di supporto come colf o badanti in caso di condivisione dell’abitazione con congiunti anziani , malati o non autosufficienti , necessità di presenza di baby sitter per presenza di bambini, elementi di disturbo quali consegne di posta , pacchi, visite …) .
E’ impensabile che un sistema con marcatura di un cartellino virtuale possa essere efficace ! Sarà quindi necessario rimodulare i contratti di lavoro verso una forma più orientata alla disponibilità giornaliera, ma senza rigidità sugli orari (escludendo ovviamente quelli serali o in primissima mattina) , consentendo una certa flessibilità e monitorando le presenza virtuale e le giornate di impegno (ad esempio tramite log di connessione, scaricamento dei dati e delle mail d’ufficio, monitoraggio uso cellulare di lavoro etc…); tali attività dovranno essere attuate solo in presenza di un’analisi di compliance alle leggi sulla privacy. - Calendarizzazione di presenze periodiche
Non è suggeribile una completa e totale rimodulazione in smartworking dell’attività lavorativa di ufficio: si potrebbe creare un distacco troppo profondo anche dai valori sociali del lavoro, della società e dell’Azienda.
Non dobbiamo mai dimenticare che l’Azienda funziona se le persone che la costituiscono sentono di far parte di un unico organismo in cui il benessere del singolo dipende dal benessere complessivo. Bisogna prevenire il rischio di un isolamento dal tessuto socile lavorativo, attraverso una presenza pianificata dei lavoratori ad attività concertate di coordinamento e verifica dello stato di avanzamento delle attività.
A emergenza passata l’uso di momenti di aggregazione come corsi di formazione, riunioni e anche incontri conviviali deve riprendere !In pratica poi sarà necessario effettuare verifiche e valutazione dei dati di performance come lo si faceva (forse…) prima, relativamente all’efficacia nel raggiungimento dei risultati . - Industry 4.0
La possibilità di avere gestione dei dati di produzione, di rapporti e informazioni sullo stato di manutenzione e di funzionalità di macchinari , l’integrazione tecnologica , ove possibile, può dare una grossa mano a creare cruscotti di controllo che riducono la necessità di una presenza fisica di operatori , facilitando i controlli da remoto.
In pratica l’operatore può essere salvaguardato a livello di distanziamento sociale anche nel lavoro e in mansioni operative perché si riduce la necessità di presidio della macchina …quelli che erano gli uffici di reparto , possono essere trasformati in centri di controllo delle produzione, una sorta di postazioni virtuali di lavoro …Siamo ancora un po’ lontani,ma…
Smartwork SI ! Ma progettato e non istituito in modo superficiale e improvvisato.
Si tratta di un investimento e non di una spesa.
I benefici sono trasversali :
- benefici per la riduzione dei costi in infrastrutture, consumi energetici, smaltimento rifiuti, pasti e servizi …
- benefici per i collaboratori per miglior gestione del tempo personale , costi di trasporto e trasferta ridotti
- benefici ambientali per minor inquinamento da trasporto e d traffico veicolare privato
In sostanza si tratterà di una evoluzione di lavoro con ampie possibilità ed opportunità anche nella gestione organizzativa ed economica dell’azienda.
Le misure di progettazione e realizzazione dovranno essere opportunamente scalate secondo le dimensioni aziendali e, in alcuni casi, non saranno nemmeno attuabili o razionalmente possibili , al di fuori delle attuali situazioni emergenziali (si pensi ad una micro azienda con un unico dipendente che lavora in ufficio per la sola gestione delle pratiche amministrative).
Resta il fatto che si aprono nuove opportunità, anche se derivano da una situazione di crisi ed emergenza : stiamo imparando dalle tecniche di sopravvivenza a utilizzare meglio le nostre conoscenze.
